Top 5 phần mềm quản lý công việc tốt nhất 2024

Phần mềm quản lý công việc là giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả và năng suất hơn.

Ngày nay, các doanh nghiệp hoặc cá nhân thường sẽ có xu hướng sử dụng các phần mềm để có thể quản lý được các công việc nhằm tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả cao hơn.

I. Các thông tin về phần mềm quản lý công việc

1. Đôi nét về việc quản lý công việc

Quản lý công việc được hiểu một cách đơn giản nhất chính là xử lý được các nhiệm vụ, các yêu cầu trong công việc từ khi bắt đầu cho đến khi công việc được hoàn thành một cách tốt nhất và đúng thời gian nhất. Để giúp cho các doanh nghiệp có thể hoạt động được một cách trơn tru, thì bạn sẽ cần phải có được một kế hoạch rõ ràng và quản lý công việc một cách chuyên nghiệp. Với thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, các phần mềm quản lý công việc miễn phí đã ra đời và nó đã đem lại lợi ích rất lớn cho người dùng và những phần mềm này chính là một trợ thủ rất đắc lực cho những nhà quản lý. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc miễn phí, và có cả những phần mềm phải trả phí. Các doanh nghiệp nên cân nhắc và tìm hiểu một cách kĩ càng những ưu và nhược điểm của những phần mềm quản lý công việc sao cho tìm được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu công việc của bản thân hoặc của doanh nghiệp.

2. Những lợi ích của phần mềm quản lý công việc

Quản lý được các công việc cá nhân là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn

Số lượng công việc của bạn hiện nay đang quá lớn, khiến cho các bạn không thể nhớ nổi, không biết sắp xếp những công việc nào nên làm đầu tiên, hay bạn thường quên lịch hẹn, trễ giờ. Vì vậy, những phần mềm quản lý công việc cá nhân sẽ giúp bạn có thể tránh khỏi những điều đó.

Những phần mềm quản lý công việc này sẽ giúp cho các bạn có thể nhìn thấy hết các công việc của mình, biết được đâu là công việc quan trọng đầu tiên mà bạn cần nên làm trước, và phần mềm sẽ luôn luôn có những thông báo nhắc nhở bạn về công việc. Không chỉ vậy, phần mềm còn sẽ giúp các bạn tương tác dễ dàng hơn với những người cộng sự của mình, có thể trao đổi, lên phương án, kế hoạch và note luôn vào trong phần mềm giúp bạn luôn luôn nắm bắt được tất cả và hoàn thành công việc một cách tốt nhất khi được giao. Phần mềm này cũng sẽ giúp các bạn có thể dễ dàng sắp xếp tốt công việc, tránh những lời phàn nàn từ sếp khi bị trễ hẹn deadline, ngoài ra còn giúp bạn giảm stress khi đã giải quyết được các công việc một cách trơn tru.

Ứng dụng trong quản lý công việc nhóm

Khi làm việc nhóm thì vấn đề giao tiếp là không thể thiếu. Người quản lý sẽ phải giao tiếp với mọi người để có thể phân công công việc, giám sát tiến trình hoàn thành công việc, tiếp nhận được những góp ý và tổng hợp những ý kiến để có thể đưa ra được những phương án tốt nhất trong công việc. Ứng dụng quản lý công việc nhóm sẽ giúp cho người dùng có thể thuận tiện hơn trong việc trao đổi những thông tin thông qua những tính năng được tích hợp sẵn trong phần mềm như chat, lập kế hoạch, báo cáo mà nhà quản lý sẽ không cần phải gặp mặt trực tiếp như trước đây.

Phần mềm quản lý điều hành công việc chính là những công cụ đắc lực cho các nhà quản trị

Một trong những vấn đề lớn nhất và đau đầu nhất của các nhà quản trị hiện nay chính là việc làm thế nào để có thể dễ dàng sắp xếp hay quản lí được công việc một cách tốt nhất và hợp lí trong một tổ chức. Các nhà quản trị luôn luôn phải lên các kế hoạch trước cho những dự án sắp tới, từ các khâu lên ý tưởng, phân bổ nhân sự sao cho phù hợp với ý tưởng đã đề ra, và làm thế nào để có thể dễ dàng tối ưu được thời gian mà hiệu suất công việc vẫn luôn được tăng cao. Phần mềm quản lý điều hành công việc sẽ hỗ trợ người dùng rất nhiều trong việc lên các kế hoạch và quản lý công việc được hoạt động một cách trơn tru. Không chỉ vậy, những phần mềm này còn là một công cụ đắc lực giúp cho các nhà quản trị có thể dễ dàng thấy được toàn bộ công việc trong kế hoạch để có thể đưa ra những sự phân bổ sao cho hợp lý, giúp công việc được hoàn thành một cách tốt nhất.

II. Top 5 phần mềm quản lý công việc tốt nhất

1. Trello

Trello là một công cụ giúp cho việc quản lý công việc hiệu quả khi làm việc theo một nhóm, phần mềm này giúp cho mọi người trong nhóm chỉ cần nhìn qua là có thể biết được có những việc nào, ai đang được phân công làm gì và tiến độ công việc đến đâu. Bạn có thể sử dụng phần mềm này hoàn toàn miễn phí cho đến khi cần đến những tính năng nâng cao hơn thì lúc đó bạn sẽ phải trả phí thì mới có thể sử dụng.

Ưu điểm:

• Giao diện làm việc của phần mềm Trello rất giống với các tờ giấy note trên màn hình, nên việc sử dụng phần mềm này là hoàn toàn dễ dàng và thuận tiện đối với người dùng.
• Bạn chỉ cần nhìn vào thiết kế giao diện của phần mềm thì các nhà quản lý đã có thể dễ dàng nắm bắt được ngay tiến độ dự án một cách trực quan và chính xác nhất.
• Phần mềm này có thể dễ dàng đồng bộ được với tất cả các thiết bị của bạn.
• Trello có thể tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn với Butler

2. Todoist

Todoist được biết đến như là một trong những giải pháp toàn diện kết hợp tất cả các tính năng để giúp các bạn có thể dễ dàng quản lý được công việc của mình. Phần mềm Todoist này là một ứng dụng quản lý công việc và danh sách việc cần làm trực tuyến đã có sẵn trên 13 nền tảng khác nhau trong đó bao gồm iOS, Windows, Chrome,... Phần mềm Todoist này còn tổng hợp các nhiệm vụ và công việc thành các danh sách theo một cách đơn giản và giúp cho người dùng theo dõi được tiến độ công việc theo thời gian đã đề ra trong kế hoạch, giúp người dùng có thể dễ dàng hiểu rõ hơn về trách nhiệm và năng suất làm việc của bản thân họ.

3. Wrike

Nếu như các bạn đang cần tìm một phần mềm nào đó mà có thể giúp bạn thiết lập và quản lý được công việc trong một khoảng thời gian ngắn, vậy thì phần mềm Wirke có thể sẽ rất phù hợp với nhu cầu của bạn.

Phần mềm Wrike này sẽ giúp cho các bạn hoàn toàn dễ dàng quản lý được công việc, dự án mạnh mẽ. Đây sẽ là một trong những giải pháp vô cùng tuyệt vời cho những công ty chỉ có quy mô vừa và nhỏ hoặc dùng cho các dự án không có quá nhiều kinh phí để thực hiện.

Ưu điểm:

• Phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng như: tạo công việc, giao việc, bình luận, tag tên, liên kết một nhiệm vụ với các dự án khác nhau.
• Lập ra kế hoạch & Theo dõi trạng thái, tiến độ của các dự án.
• Xuất biểu đồ báo cáo trong thời gian thực, báo cáo về tiến độ công việc.

4. Asana

Bạn chỉ cần thêm một vài tính năng để có thể quản lý được các dự án công việc của mình, Asana sẽ cung cấp một công cụ quản lý công việc hiệu quả dành cho bạn. Phần mềm Asana này cho phép bạn có thể chia nhỏ các dự án thành các phần và danh sách phụ, cùng với đó là các bảng điều khiển để người dùng có thế xem được mức độ hoàn thành của công việc của bản thân.

Bạn sẽ thêm, sắp xếp và hoàn thành các công việc giống như cách mà bạn vẫn làm trong ứng dụng danh sách việc cần làm thông thường, nhưng đối với Asana thì phần mềm này sẽ cung cấp các tính năng cộng tác và tổ chức, bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ công việc và làm việc theo nhóm với mọi người. Với khả năng cộng tác với tối đa lên đến 15 người dùng, gói miễn phí của phần mềm Asana này cũng là một trong những sự lựa chọn được mọi người yêu thích nhất ở thời điểm hiện tại.

5. Izwork

Phần mềm quản lý công việc Izwork từ lâu đã được biết đến như là một trong những phần mềm có thể giúp các bạn có thể dễ dàng quản lý được các quy trình - tiến độ dự án và làm việc nhóm một cách vô cùng tiện lợi. Với giao diện được thiết kế đơn giản, dễ dùng, bố trí một cách trực quan, phần mềm quản lý công việc trực tuyến này cũng cho phép các bạn có thể dễ dàng tạo lập các công việc cần làm, phân công nhiệm vụ chỉ bằng một vài thao tác đơn giản. Ngoài ra, phần mềm Izwork còn sẽ hỗ trợ tự động sắp xếp công việc một cách thông minh, cập nhật được tình trạng công việc liên tục, chia sẻ các file online an toàn và không bị giới hạn dung lượng.

Ưu điểm:

• Phần mềm này có thế dễ dàng hoạt động đa nền tảng web
• Giao diện được thiết kế rất đơn giản, dễ sử dụng.
• Tạo lập được các công việc và phân công một cách nhanh chóng.
• Nhận báo cáo công việc nhanh chóng.
• File tài liệu dự án được chia sẻ theo hình thức online giúp cho mọi người có thể dễ dàng tham gia và đảm bảo an toàn riêng tư, bảo mật cho người dùng.
• Liệt kê được các danh sách công việc theo dạng bảng trực quan, thuận tiện cho người dùng.

Hy vọng qua bài viết top 5 phần mềm quản lý công việc tốt nhất trên đây sẽ giúp bạn tìm được phần mềm phù hợp với sự lựa chọn của bạn. Cảm ơn và hẹn gặp lại bạn trong bài viết tiếp theo!